E-Rechnung Pflicht-Check
Finden Sie in wenigen Fragen heraus, ab wann Sie E-Rechnungen versenden müssen und was Sie jetzt schon tun sollten. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Sind Sie Kleinunternehmer nach §19 UStG?
Kleinunternehmer sind Unternehmer mit einem Jahresumsatz unter 25.000 € (ab 2025: unter 25.000 €), die keine Umsatzsteuer ausweisen.
Wer muss E-Rechnungen versenden?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue E-Rechnungspflicht. Das Wachstumschancengesetz hat die Regeln grundlegend geändert: Alle Unternehmen müssen nun in der Lage sein, E-Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen. Doch wann Sie selbst E-Rechnungen versenden müssen, hängt von mehreren Faktoren ab.
Die Pflicht wird stufenweise eingeführt und richtet sich nach Ihrem Jahresumsatz und der Art Ihrer Kunden. Unser Pflicht-Check oben hilft Ihnen, Ihre individuelle Situation in wenigen Sekunden zu klären.
Empfangspflicht vs. Versandpflicht
Die wichtigste Unterscheidung: Empfangen müssen alle. Versenden müssen Sie erst später, und nur im B2B-Bereich. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
„Empfangen können“ bedeutet: Sie brauchen eine technische Möglichkeit, XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien zu öffnen und zu lesen. Dafür reicht ein kostenloser E-Rechnungs-Viewer wie Handwerksafe völlig aus.
Der Zeitplan: Fristen auf einen Blick
Die E-Rechnungspflicht wird in drei Stufen eingeführt. Hier sind die wichtigsten Termine:
| Stichtag | Was gilt? |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit Umsatz > 800.000 € müssen E-Rechnungen versenden (B2B) |
| 1. Januar 2028 | Alle übrigen Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden (B2B) |
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) gilt die E-Rechnungspflicht bereits seit 2020. Wer Aufträge von Bund, Ländern oder Kommunen erhält, muss schon heute im XRechnung-Format abrechnen.
Sie haben eine E-Rechnung erhalten und möchten sie lesen? Handwerksafe zeigt Ihnen jede XRechnung und ZUGFeRD-Datei als übersichtliches Dokument.
E-Rechnung jetzt öffnenSonderfall Kleinunternehmer (§19 UStG)
Für Kleinunternehmer nach §19 UStG gilt eine wichtige Erleichterung: Durch §34a UStDV sind sie dauerhaft von der Versandpflicht befreit. Das bedeutet: Auch nach 2028 müssen Kleinunternehmer keine E-Rechnungen erstellen und versenden.
Allerdings müssen auch Kleinunternehmer seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und lesen können. Wenn Ihr Großhändler oder Dienstleister Ihnen eine E-Rechnung schickt, müssen Sie diese akzeptieren.
Was passiert, wenn ich nicht umstelle?
Derzeit gibt es keine direkten Bußgelder für das Nichtsenden von E-Rechnungen. Allerdings kann ein Geschäftskunde Ihre Papierrechnung nach Ablauf der Frist ablehnen und eine E-Rechnung verlangen. Das führt zu Zahlungsverzögerungen und Mehraufwand.
Zudem kann das Finanzamt bei Betriebsprüfungen den Vorsteuerabzug aus Rechnungen versagen, die nicht dem vorgeschriebenen Format entsprechen. Es lohnt sich also, frühzeitig umzustellen, auch wenn die Versandpflicht für Sie erst 2027 oder 2028 greift.
Nutzen Sie unseren kostenlosen XRechnung-Strukturcheck, um die technische Lesbarkeit und typische Pflichtfeldlücken einer E-Rechnung zu prüfen.
XRechnung prüfenHäufige Fragen: E-Rechnung Pflicht
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen versenden?
Nein. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind durch §34a UStDV dauerhaft von der Versandpflicht befreit. Sie müssen jedoch seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu lesen.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für B2B?
Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen. Die Versandpflicht beginnt am 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € und am 1. Januar 2028 für alle übrigen.
Was ist der Unterschied zwischen Empfangs- und Versandpflicht?
Die Empfangspflicht bedeutet, dass Sie E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format annehmen und lesen können müssen. Die Versandpflicht bedeutet, dass Sie Ihre eigenen Rechnungen in einem dieser Formate erstellen und an Geschäftskunden senden müssen.
Gelten die gleichen Fristen für Freiberufler?
Ja. Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, also auch Freiberufler wie Ärzte, Anwälte, Architekten, IT-Berater und Übersetzer. Die gleichen Fristen und Umsatzgrenzen gelten.
Was passiert bei Verstoß gegen die E-Rechnungspflicht?
Derzeit gibt es keine direkten Bußgelder für das Nichtsenden von E-Rechnungen. Allerdings kann eine Papierrechnung vom Empfänger abgelehnt werden, was zu Zahlungsverzögerungen führt. Zudem kann das Finanzamt bei Betriebsprüfungen Rechnungen beanstanden, die nicht dem vorgeschriebenen Format entsprechen.
Muss ich E-Rechnungen an Privatpersonen senden?
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für B2B-Rechnungen, also für Rechnungen an andere Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) können weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung gestellt werden.