E-Rechnung für Elektriker 2026: Pflicht, Fristen & Tools

Feierabend auf der Baustelle, der Transporter ist beladen, das Smartphone zeigt drei neue E-Mails. Sonepar hat die Rechnung für 500 Meter NYM-J 3x1,5 geschickt. Der Elektriker tippt auf den Anhang und sieht: spitze Klammern, Zahlenkolonnen, kein Betrag, keine Artikelnummer. Nur XML-Code. Die Kabel liegen längst in der Wand, aber die Rechnung lässt sich nicht lesen. Muss sie aber, seit Januar 2025. Die gute Nachricht: Das dauert zehn Sekunden, nicht zehn Minuten.

E-Rechnungspflicht für Elektrobetriebe

Seit Januar 2025 gilt für alle rund 48.000 Betriebe im E-Handwerk die Empfangspflicht für E-Rechnungen. Jeder Elektrobetrieb in Deutschland, vom Einmann-Betrieb bis zum Unternehmen mit 50 Monteuren, muss elektronische Rechnungen von Geschäftspartnern annehmen und verarbeiten können.

Für Elektriker heißt das konkret: Ihre Großhändler stellen um. Sonepar bietet bereits E-Rechnungen über ein eigenes Portal an. Rexel, Würth und die regionalen Elektrogroßhändler folgen. Statt einer vertrauten PDF liegt eine .xml-Datei im Postfach. Oder eine PDF, die anders aussieht als gewohnt, weil maschinenlesbare Daten eingebettet sind.

Eine E-Rechnung ist keine eingescannte Papierrechnung und kein einfaches PDF. Es handelt sich um eine strukturierte, maschinenlesbare Datei im XML-Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate verbreitet: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML).

Auch Kleinunternehmer nach §19 UStG sind empfangspflichtig, bleiben aber dauerhaft von der Versandpflicht befreit (§34a UStDV). Mehr dazu auf unserer Seite E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Fristen im Überblick — was Elektriker wann erledigen sollten

Seit 1. Januar 2025: Jeder Elektrobetrieb kann E-Rechnungen empfangen. Wenn Sonepar Ihnen morgen eine XML-Datei statt einer PDF schickt, brauchen Sie einen Weg, diese zu lesen. Handwerksafe macht sie in unter einer Minute lesbar.

Bis 31. Dezember 2026: Ihre Geschäftspartner dürfen noch Papierrechnungen versenden. PDFs per E-Mail sind mit Zustimmung des Empfängers zulässig.

Ab 1. Januar 2027: Betriebe mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz versenden selbst E-Rechnungen an Geschäftskunden. Für Elektrobetriebe ist diese Schwelle relevant: Wer PV-Anlagen installiert, Wallboxen verbaut und parallel Bestandskunden im Kundendienst betreut, erreicht 800.000 Euro schneller als gedacht. Prüfen Sie Ihren Vorjahresumsatz.

Ab 1. Januar 2028: Alle Betriebe versenden E-Rechnungen an Geschäftskunden. Ausnahme: Kleinunternehmer nach §19 UStG sind durch §34a UStDV dauerhaft von der Versandpflicht befreit — auch nach 2028.

Was heißt das konkret für Ihren Elektrobetrieb? Wenn Sie unter 800.000 Euro Umsatz liegen, haben Sie bis 2028 Zeit zum Versenden. Empfangen müssen Sie aber schon jetzt. Und viele Elektrobetriebe mit PV- und Wallbox-Aufträgen liegen näher an der Schwelle, als sie denken.

XRechnung vs. ZUGFeRD für Elektriker

Welches Format Sie antreffen, hängt davon ab, wer Ihnen die Rechnung schickt und für wen Sie arbeiten.

ZUGFeRD begegnet Ihnen bei Lieferantenrechnungen und im privaten Auftragswesen. Sonepar schickt die Rechnung für Kabel und Leitungsschutzschalter, Rexel für Verteilerschränke, Würth für Befestigungsmaterial. Beides kommt als PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten. Optisch vertraut, im Hintergrund maschinenlesbar. Wie eine Unterputzdose: Von außen sieht man nur die Abdeckung, aber dahinter steckt die Verkabelung, die alles funktionieren lässt. Handwerksafe zeigt Ihnen beide Schichten und erzeugt zusätzlich einen SEPA-QR-Code zum schnellen Bezahlen.

XRechnung ist reines XML ohne sichtbares Dokument. Relevant für Elektriker, die direkt an öffentliche Auftraggeber fakturieren. Elektroinstallation in einer Schule, Beleuchtungssanierung in einem Verwaltungsgebäude, Ladeinfrastruktur für den kommunalen Fuhrpark: Hier verlangt der Auftraggeber XRechnung mit Leitweg-ID.

Für Elektriker ist die XRechnung häufiger relevant als für viele andere Handwerksberufe. Stadtwerke, Kliniken, Schulen, Behörden — Elektrobetriebe arbeiten regelmäßig im öffentlichen Auftrag. Prüfen Sie in der Ausschreibung, ob eine Leitweg-ID angegeben ist. Falls ja, rechnen Sie per XRechnung ab.

Beim Empfang brauchen Sie keine Unterscheidung zu treffen. Handwerksafe erkennt das Format automatisch und zeigt Ihnen die Rechnung lesbar an.

Für den Versand eigener E-Rechnungen ab 2027 oder 2028: Handwerksafe bietet einen kostenlosen Generator für beide Formate. Wenn Sie bereits Branchensoftware wie ELCON, openHandwerk oder Plancraft nutzen, bieten auch diese entsprechende Exportfunktionen. DATEV-Schnittstellen Ihres Steuerberaters unterstützen beide Formate.

E-Rechnung öffnen — direkt vom Transporter aus

Sie haben Ihren Beruf gewählt, weil Sie Leitungen verlegen, Anlagen installieren und Fehler finden wollten. Nicht, weil Sie XML-Dateien lesen wollten. Handwerksafe sorgt dafür, dass der Verwaltungsteil Ihren Arbeitstag nicht länger unterbricht als nötig.

1. 1 Handwerksafe aufrufen. Öffnen Sie handwerksafe.de auf dem Handy, Tablet oder PC. Kein Programm installieren, kein Konto anlegen.
2. 2 Datei hochladen. Ziehen Sie die .xml- oder .pdf-Datei aus Ihrer E-Mail auf die Seite. Am Smartphone direkt über die Teilen-Funktion.
3. 3 Rechnung prüfen. Alle Positionen, Mengen, Einzelpreise und Steuerbeträge werden übersichtlich dargestellt. 500 Meter NYM-J zum vereinbarten Preis? Leitungsschutzschalter vollständig berechnet?
4. 4 SEPA-QR-Code nutzen. Handwerksafe erzeugt einen Zahlungs-QR-Code. Banking-App öffnen, scannen, Überweisung fertig. Hält Ihre Konditionen bei Sonepar und Rexel intakt.

Keine Installation, keine Anmeldung, keine Kosten. Für die Anzeige wird die Datei verarbeitet. Ein dauerhaftes Archiv entsteht erst, wenn Sie sie bewusst in einem Konto speichern. Für Handwerksbetriebe, die bei Geschäftsdaten zu Recht vorsichtig sind.

GoBD: E-Rechnungen für Elektriker richtig archivieren

Jede Geschäftsrechnung bleibt acht Jahre im Originalformat gespeichert. Ausdrucken und abheften reicht bei E-Rechnungen nicht. Beim Drucken gehen die maschinenlesbaren Daten verloren, und eine Betriebsprüfung verlangt den elektronischen Originalbeleg.

Für Elektrobetriebe empfiehlt sich eine projektbasierte Ablage. Eine PV-Anlage erzeugt Rechnungen von mehreren Lieferanten: Module, Wechselrichter, Kabel, Befestigungsmaterial, Zählerkasten. All das gehört zusammen.

Beispielstruktur:

2026/
  PV-Anlage-Familie-Weber/
    2026-03-10_Sonepar_RE-4711_Kabel-PV-Weber.xml
    2026-03-12_Wuerth_RE-2290_Befestigung-PV-Weber.pdf
    2026-03-15_Rexel_RE-8803_Wechselrichter-PV-Weber.pdf
  Wallbox-Firma-Becker/
    2026-04-05_Sonepar_RE-5520_Wallbox-Ladestation-Becker.xml
  Elektroinstallation-Schule-Neustadt/
    2026-05-20_Sonepar_RE-6610_Verteiler-Schule-Neustadt.xml
    2026-05-22_Hager_RE-1140_Leitungsschutzschalter-Schule.pdf

Datum, Lieferant, Rechnungsnummer, Projektstichwort. Wenn drei Jahre nach Installation ein Wechselrichter ausfällt, finden Sie jede zugehörige Materialrechnung in einem Ordner.

Tipp: Legen Sie Prüfprotokolle, Messungen und Materialrechnungen im selben Projektordner ab. Gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber bei Gewährleistungsfragen und Versicherungsfällen unbezahlbar. Sie können sofort nachweisen, welches Material verbaut wurde.

Handwerksafe speichert Originaldateien auf Servern in Deutschland. Pro ergänzt Aufbewahrung, Prüfprotokoll und Integritätsnachweis.

Praxis-Tipps für Elektrobetriebe

Sofort ablegen, nicht aufschieben. Rechnung kommt per E-Mail, Sie sind auf der Baustelle. Verschieben Sie das Ablegen nicht auf „heute Abend". Ein kurzer Griff zum Handy in der Pause reicht: Datei in den richtigen Projektordner schieben. Abends fehlt die Motivation.

Materialrechnungen nach Projekt bündeln. Sechs Einzelrechnungen für eine PV-Anlage? Alles in einen Ordner. Wenn der Steuerberater oder die KfW fragt, haben Sie alles griffbereit.

Handwerksafe als Lesezeichen speichern. Legen Sie handwerksafe.de auf Ihren Startbildschirm. Zwei Fingertipps und die nächste E-Rechnung ist geöffnet. Kein Einloggen, kein Passwort, kein Abo.

PV- und Wallbox-Projekte sauber dokumentieren. Gerade bei geförderten Projekten verlangt die KfW Nachweise. Wer Materialrechnungen von Anfang an projektbezogen speichert, spart sich die Suche bei der Abrechnung.