E-Rechnung für SHK-Betriebe & Installateure

Mittwochmorgen, Heizungskeller einer Doppelhaushälfte. Der SHK-Meister schließt gerade die Viessmann-Wärmepumpe an, als sein Handy vibriert. E-Mail von Richter+Frenzel, Betreff: Rechnung. Er öffnet den Anhang und sieht nur Codezeilen. Kein Betrag, keine Positionen, nur spitze Klammern und Abkürzungen. XML-Datei. Die nächste Baustelle wartet in einer Stunde. Für Rätselraten bleibt keine Zeit. So geht es einfacher.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für SHK-Betriebe?

Rund 48.000 SHK-Betriebe gibt es in Deutschland. Sanitär, Heizung, Klima. Für jeden einzelnen gilt seit Januar 2025: E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das betrifft den Installateur mit zwei Gesellen genauso wie die Firma mit fünfzehn Mitarbeitern und eigener Disposition.

Gerade für SHK-Betriebe kommt die Umstellung zu einem anspruchsvollen Zeitpunkt. Heizungsmodernisierungen, Wärmepumpen-Installationen, Badsanierungen: Jede Anlage, jeder Pufferspeicher, jedes Rohrleitungsset erzeugt eine Rechnung. Und die großen Großhändler stellen um: Richter+Frenzel (R+F) und die GC Gruppe (Cordes & Graefe, Gienger u. a.) versenden ihre Rechnungen zunehmend als strukturierte Dateien statt als gewöhnliche PDFs.

Hersteller wie Viessmann, Vaillant, Buderus (Bosch Thermotechnik) und Wolf Heiztechnik ziehen nach. Wer bisher Rechnungen per PDF bekommen hat, findet jetzt XML-Dateien oder ZUGFeRD-PDFs im Postfach. Ohne einen Viewer wie Handwerksafe sehen Sie nur unlesbaren XML-Code. Im Heizungskreislauf gilt: Wenn ein Ventil in der Kette klemmt, stockt das ganze System. Handwerksafe sorgt dafür, dass an der Rechnungsstelle nichts stockt.

Fristen für Installateure und Heizungsbauer

Seit 1. Januar 2025: Jeder SHK-Betrieb kann E-Rechnungen empfangen. Wenn R+F oder die GC Gruppe Ihnen ab sofort eine XML-Datei statt einer PDF schickt, ist das ihr gutes Recht. Sie können keine Papierrechnung verlangen.

Bis 31. Dezember 2026: Alle Unternehmen dürfen noch Papierrechnungen versenden. PDFs per E-Mail sind mit Zustimmung des Empfängers ebenfalls zulässig.

Ab 1. Januar 2027: Betriebe mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz versenden E-Rechnungen an Geschäftskunden. Betrifft größere SHK-Firmen mit Gewerbe- und Industrieaufträgen.

Ab 1. Januar 2028: Alle Betriebe versenden E-Rechnungen an Geschäftskunden. Ausnahme: Kleinunternehmer nach §19 UStG sind durch §34a UStDV dauerhaft von der Versandpflicht befreit — auch nach 2028.

Was heißt das konkret? Für einen typischen SHK-Betrieb mit drei bis zehn Mitarbeitern und einem Umsatz unter 800.000 Euro: Versenden wird erst 2028 Thema. Empfangen gilt aber jetzt. Und bei der aktuellen Materialmenge kommen die Rechnungen von Großhändlern und Herstellern in schneller Folge. Handwerksafe macht jede davon in unter einer Minute lesbar. Details zur Kleinunternehmerregelung auf unserer Seite E-Rechnung für Kleinunternehmer.

XRechnung oder ZUGFeRD — welches Format für SHK?

SHK-Betriebe begegnen beiden Formaten. Welches in der Praxis häufiger vorkommt, hängt von Ihrem Kundenmix ab.

ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten. Sieht aus wie eine gewöhnliche Rechnung, enthält im Hintergrund aber strukturierte Informationen. Großhändler wie R+F und die GC Gruppe setzen zunehmend auf dieses Format. Praktisch: Sie sehen die Rechnung sofort, Ihre Buchhaltungssoftware kann die Daten trotzdem automatisch auslesen. Handwerksafe zeigt Ihnen zusätzlich die versteckten XML-Daten und erzeugt einen SEPA-QR-Code zum schnellen Bezahlen.

XRechnung ist reines XML ohne sichtbare Rechnung. Wichtig für SHK-Betriebe, die direkt an öffentliche Auftraggeber fakturieren. Heizungssanierung in der Grundschule, Lüftungsanlage im Rathaus, Sanitärinstallation im Krankenhaus, Wartungsvertrag mit den Stadtwerken: Hier verlangt der Auftraggeber in der Regel XRechnung mit Leitweg-ID. Für SHK-Betriebe kommt das deutlich häufiger vor als etwa für Maler oder Friseure.

Handwerksafe öffnet beide Formate. Egal ob Ihr Großhändler ZUGFeRD schickt oder die Kommune XRechnung verlangt: Datei hochladen, Rechnung lesen. Fertig. Und zwar kostenlos, nicht als Testversion mit Ablaufdatum.

So öffnen Sie eine E-Rechnung als SHK-Betrieb

Sechs Monate Wartezeit für Kunden, volle Auftragsbücher, Anfahrten zwischen Baustellen. Keiner in der SHK-Branche hat Zeit für komplizierte Software.

1. 1 Handwerksafe aufrufen. Öffnen Sie handwerksafe.de auf dem Handy, Tablet oder Bürorechner. Kein Download, kein Benutzerkonto.
2. 2 Datei hochladen. Ziehen Sie die .xml- oder .pdf-Datei aus Ihrer E-Mail auf die Seite. Am Smartphone über die Teilen-Funktion oder den Dateimanager.
3. 3 Rechnung prüfen. Handwerksafe stellt alle Positionen, Einzelpreise, Mengen und Steuerbeträge übersichtlich dar. Eine Viessmann-Wärmepumpe für 8.500 Euro von R+F bestellt? In zehn Sekunden sehen Sie, ob alles stimmt.
4. 4 SEPA-QR-Code nutzen. Handwerksafe erzeugt automatisch einen Zahlungs-QR-Code. Banking-App öffnen, scannen, Überweisung fertig. Gerade bei Großhändlern zählt schnelle Zahlung für gute Konditionen.

Keine Installation, keine Anmeldung, keine Kosten. Für die Anzeige wird die Datei verarbeitet. Ein dauerhaftes Archiv entsteht erst, wenn Sie sie bewusst in einem Konto speichern. Für Handwerksbetriebe, die bei Rechnungsdaten zu Recht vorsichtig sind.

GoBD-konforme Archivierung für SHK-Betriebe

Jede Geschäftsrechnung bleibt acht Jahre im Originalformat gespeichert. Ausdrucken und abheften reicht bei E-Rechnungen nicht. Beim Drucken gehen die maschinenlesbaren Daten verloren, und bei einer Betriebsprüfung fehlt Ihnen dann der elektronische Originalbeleg.

Für SHK-Betriebe empfiehlt sich eine Ablage nach Projekt und Anlage. Eine Heizungsinstallation erzeugt oft vier bis acht Einzelrechnungen: Wärmepumpe, Pufferspeicher, Rohrleitungen, Ventile, Frostschutz, Kleinteile. All das gehört zusammen.

Beispielstruktur:

2026/
  Heizung-Familie-Weber/
    2026-03-15_Richter-Frenzel_RE-8847_Waermepumpe-Viessmann.xml
    2026-03-18_GC-Gruppe_RE-4401_Pufferspeicher-200L.pdf
    2026-03-20_GC-Gruppe_RE-1190_Rohrleitungsset-CU.pdf
  Sanitaer-Grundschule-Altstadt/
    2026-04-02_Richter-Frenzel_RE-9010_Sanitaermodul.xml

Datum, Lieferant, Rechnungsnummer und Stichwort zur Anlage oder zum Auftrag. Archivieren Sie Viessmann-Garantieunterlagen und Inbetriebnahme-Protokolle im selben Ordner wie die zugehörigen Rechnungen. Bei Gewährleistungsfällen oder Herstellerreklamationen haben Sie dann alles an einer Stelle und sparen sich stundenlanges Suchen.

Tipp: Legen Sie die Struktur einmal an und kopieren Sie den leeren Ordner für jeden neuen Auftrag. Fünf Minuten Vorbereitung, acht Jahre Ordnung.

Handwerksafe speichert Originaldateien auf Servern in Deutschland. Pro ergänzt Aufbewahrung, Prüfprotokoll und Integritätsnachweis.