E-Rechnung für Friseure — Was dein Salon jetzt wissen muss

Zwischen zwei Terminen, irgendwo zwischen Föhnen und Färben, ein schneller Blick aufs Handy. Die monatliche Rechnung von Gieseke ist da — Haarfarbe, Styling, alles wie immer. Nur diesmal kein PDF, sondern eine Datei mit .xml am Ende. Antippen bringt nichts. Statt Beträgen nur Codes und spitze Klammern, irgendetwas, das nach Computer aussieht. E-Rechnung also. Klingt erstmal nach mehr Aufwand, ist es aber nicht. Was du als Friseur jetzt wirklich wissen musst, steht hier.

Betrifft die E-Rechnungspflicht auch deinen Salon?

Ja. Seit Januar 2025 gilt für jeden Salon in Deutschland: Du brauchst die Fähigkeit, E-Rechnungen empfangen und öffnen zu können. Das gilt für Salons mit einem Stuhl genauso wie für Ketten mit zehn Filialen.

„Ich schneide Haare, ich bin doch kein Großkonzern." Verständlich, aber steuerlich macht das keinen Unterschied. Ob Freelancer oder etablierter Salon: Wer Rechnungen von Lieferanten bekommt, fällt unter diese Regelung. Du bist ein Unternehmen im steuerlichen Sinne und als solches musst du eingehende E-Rechnungen verarbeiten können.

In der Praxis heißt das: Wella, L'Oréal Professionnel, Goldwell, Gieseke, Basler Haar-Kosmetik und weitere Großhändler stellen ihre Rechnungsprozesse um. Statt einer einfachen PDF kommt zunehmend eine ZUGFeRD-Datei oder eine reine XML-Datei.

In Deutschland gibt es rund 80.000 Friseurbetriebe. Für die meisten ist das Thema E-Rechnung Neuland. Keine Sorge: Es ist weniger Aufwand, als es klingt.

Die wichtigsten Fristen auf einen Blick: Empfangen musst du seit Januar 2025. Versenden wird relevant für dich erst 2028, wenn du an Geschäftskunden rechnest. Kleinunternehmer sind dauerhaft vom Versand befreit. Alle Details findest du auf unserer Seite E-Rechnung Fristen und Zeitplan.

B2C bleibt wie gehabt — B2B wird digital

Hier ist die wichtigste Nachricht für deinen Alltag: An deinen Kundinnen und Kunden ändert sich nichts. Haarschnitte, Färben, Styling für Privatpersonen? Kassenbon bleibt Kassenbon. Das ist B2C, und dafür brauchst du keine E-Rechnungen.

Die E-Rechnungspflicht betrifft deine eingehenden Lieferantenrechnungen (B2B). Und sie betrifft ausgehende Rechnungen nur dann, wenn du selbst an Unternehmen rechnest.

Viele Friseure denken zuerst: „Das geht mich nichts an, ich rechne nur an Privatpersonen." Stimmt für die meisten. Aber es gibt durchaus B2B-Szenarien, die auch kleine Salons kennen:

• Styling für Werbeproduktionen. Du wirst von einer Agentur gebucht, um Models zu frisieren. Das ist eine B2B-Rechnung — und ab 2028 im E-Rechnungsformat nötig.
• Friseurleistungen für Hotels. Manche Luxushotels haben einen Wellness-Bereich mit Friseur-Service. Rechnung an das Hotel = B2B.
• Film- und TV-Produktionen. Haare für einen Drehplan zu machen ist eine häufige Nischeneinnahme. Und ja, das ist auch B2B.
• Corporate Events. Firmenfeiern, Tagungen, Konferenzen — manchmal bucht die veranstaltende Agentur Friseurleistungen.
• Mobile Friseurleistungen für Pflegeheime. Wenn du regulär ins Pflegeheim gehst und dem Träger (nicht den Bewohnern direkt) eine Rechnung stellst, ist auch das B2B.

Für diese B2B-Szenarien brauchst du ab 2028 das E-Rechnungsformat. Kleinunternehmer bleiben davon dauerhaft befreit — ein wichtiger Vorteil der Regelung. Dein Kassenbon für B2C-Kunden bleibt wie gehabt.

Deine Lieferanten stellen um: Wella, Gieseke, L'Oréal & Co.

Das ist wahrscheinlich die größte Umstellung für dich als Saloninhaber: Nicht du bist der Absender, sondern deine Großhändler schicken jetzt E-Rechnungen. Die Namen kennst du längst — und so sieht das Ganze dann aus:

Gieseke (jetzt unter dem Namen Friseur-Bedarfshandel) ist oft dein größter regelmäßiger Lieferant. Wöchentliche oder monatliche Lieferungen für Haarfarbe, Styling-Produkte und Zubehör. Typische Rechnungen liegen zwischen 200 und 800 Euro pro Monat. Gieseke gehört zu den ersten Großhändlern, die ZUGFeRD-Rechnungen nutzen — also PDFs mit eingebetteten Daten.

Wella (gehört zu Coty, einem großen Kosmetikkonzern) ist einer der Top-Drei-Haarfarbenhersteller. Wella stellt systematisch auf digitale Rechnungen um. Du wirst wahrscheinlich zunehmend ZUGFeRD-Dateien von Wella erhalten, auch wenn sie aktuell noch klassische PDFs schicken.

L'Oréal Professionnel ist ein Gigant in der Branche. Die deutsche Niederlassung verarbeitet E-Rechnungen bereits. Du kannst damit rechnen, in den nächsten Monaten ZUGFeRD-Rechnungen von L'Oréal zu bekommen, falls du bisher noch klassische PDFs erhältst.

Goldwell (Kao Corporation, japanische Mutter) ist eine weitere große Haarfarbenlinie. Die deutsche Tochter folgt den deutschen Anforderungen, das heißt, E-Rechnungen ab sofort.

Basler Haar-Kosmetik ist ein direkter Anbieter für kleinere Salons und Freelancer. Die Rechnungen sind kleiner, aber regelmäßig. Basler nutzt auch das ZUGFeRD-Format.

Fripac-Medis liefert Salonausstattung und Zubehör. Auch hier kommt zunehmend ZUGFeRD.

Zusätzlich können deine Lieferantenrechnungen von Reinigungsmittelanbietern, deinem Wäscheservice (falls du externe Handtücher nutzt), deinem Kassensystem-Anbieter oder deinem Vermieter (bei gewerblicher Nutzung) stammen. Das Muster ist überall gleich: E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XML-Format.

Je nach Größe deines Salons kommen im Monat etwa drei bis acht Lieferantenrechnungen an. Manchmal sind es 150 Euro, manchmal auch über 1.000. Das wird einfach Teil deines Alltags: Die E-Mail kommt, du schaust kurz rein, prüfst, ob alles passt, und dann ist das Thema erledigt.

E-Rechnung öffnen — zwischen zwei Terminen auf dem Handy

Du bist Friseur, nicht Buchhalter. Deswegen funktioniert der Prozess so simpel wie möglich. Hier sind die fünf Schritte:

1. 1 Handwerksafe öffnen. Geh zu handwerksafe.de im Browser deines Handys. Keine App, kein Download, keine Anmeldung nötig.
2. 2 Datei hochladen. Aus der Mail von Gieseke oder Wella: die .xml- oder .pdf-Datei. Nutze „Teilen" oder „Öffnen mit" in deiner Mail-App, oder drag-and-drop im Browser. Handwerksafe liest beide Formate.
3. 3 Rechnung lesen. Statt Code siehst du jetzt eine klare Auflistung: Produktname, Menge, Einzelpreis, Gesamtbetrag und Umsatzsteuer. Alles übersichtlich, wie auf einem Kassenbon.
4. 4 Lieferung prüfen. Stimmen die 12 Flaschen Haarfarbe mit deiner Bestellung überein? Passt der Preis für die Styling-Produkte? Bei monatlichen Rechnungen zwischen 200 und 1.200 Euro können sich Fehler schnell summieren. Die Rechnung gibt dir Sicherheit.
5. 5 Bezahlen. Handwerksafe erzeugt einen SEPA-QR-Code aus den Rechnungsdaten. Banking-App öffnen, QR-Code scannen, Betrag prüfen, zahlen. Fertig.

Kein Download, kein Passwort, kein Abo. Die Datei wird einfach angezeigt, mehr nicht. Erst wenn du sie abspeicherst, landet sie dauerhaft im Konto. Das Ganze dauert vielleicht eine halbe Minute. Zwischen zwei Terminen öffnest du kurz die Mail von Gieseke, prüfst die Rechnung, bezahlst sie — fertig.

ZUGFeRD ist dein Format

Es gibt zwei E-Rechnungsformate, die du kennen solltest. Aber ehrlich gesagt: Nur eines betrifft dich wirklich.

ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten. Sie sieht aus wie eine ganz normale Rechnung — Rechnungsnummer, Datum, Positionen und Gesamtbetrag. Aber unter der Oberfläche steckt ein XML-Datensatz, den Computer automatisch verarbeiten können. Das ist das Format, das Wella, Gieseke, L'Oréal und Basler nutzen. Wenn du eine E-Rechnung von einem Großhändler bekommst, wird es ZUGFeRD sein.

XRechnung ist reines XML ohne sichtbare Rechnung. Dieses Format ist relevant, wenn du direkt an Behörden fakturierst — also an Ämter, öffentliche Schulen, Krankenhäuser. Für Friseursalons ist das praktisch nie der Fall. Es sei denn, du stylst Haare für den Bundestag — dann vielleicht.

Merk dir einfach: ZUGFeRD ist dein Format. Und Handwerksafe liest es problemlos. Egal, ob es von Wella, Gieseke oder deinem Kassensystemanbieter kommt.

Rechnungen aufbewahren — GoBD im Salon

Jede Geschäftsrechnung muss acht Jahre lang gespeichert werden. Im Originalformat. Bei E-Rechnungen heißt das: Die Datei aufheben, nicht ausdrucken und abheften.

Das klingt kompliziert, ist es aber nicht. Viele Friseursalons haben kein ausgefeiltes Ablagesystem, und das ist auch nicht nötig. Ein einfacher Ansatz reicht:

Lege auf deinem Handy oder Laptop einen Ordner pro Jahr an. 2026, 2027, 2028 — fertig. Darin speicherst du alle Lieferantenrechnungen mit einem einheitlichen Dateinamen:

2026-02-10_Gieseke_RE-5561_Haarfarbe-Styling.xml

Datum, Lieferant, Rechnungsnummer, Stichwort. Fertig. Nach demselben Schema benennst du auch die Rechnungen von Wella, L'Oréal, Basler und Fripac-Medis. Der Vorteil: Du findest jede Rechnung später schnell wieder, und der Steuerprüfer sieht sofort, dass du deine Unterlagen ordentlich führst.

Cloud-Speicher funktionieren als Archiv, solange die Originaldatei erhalten bleibt. Google Drive, iCloud und Dropbox sind alle in Ordnung. Aber: kein Screenshot, kein Foto der Rechnung auf dem Bildschirm, sondern die .xml- oder .pdf-Datei selbst. Das ist der Unterschied zwischen „irgendwie gespeichert" und „GoBD-konform gespeichert".

Ein praktischer Tipp für deinen Alltag: Schau dir die Rechnung direkt an, wenn sie per E-Mail kommt. Schiebe die Datei in den richtigen Ordner und hake das Thema ab. Abends nach Feierabend hat niemand Lust, zehn Rechnungen nachzusortieren. Das ist der häufigste Grund, warum Rechnungen verloren gehen. Nicht Faulheit, sondern Aufschieben.

Wenn du Handwerksafe Pro nutzt, speichert das System Originaldateien auf Servern in Deutschland und erstellt zusätzlich ein Prüfprotokoll und einen Integritätsnachweis. Das hilft dir auch bei einer Steuerprüfung. Aber selbst ohne Pro: Ein lokaler Ordner mit klarem Benennungsschema erfüllt GoBD.

Salon-Software und E-Rechnung: Was passt zusammen?

Viele Salons nutzen bereits ein Kassensystem. ready2order, helloCash, Treatwell — die großen Namen. Diese Systeme sind gut für deine B2C-Geschäfte (Haarschnitte, Färben für Privatpersonen). Aber: Sie helfen dir nicht dabei, eingehende E-Rechnungen von Gieseke oder Wella zu verarbeiten.

Für EMPFANGEN und LESEN von Lieferantenrechnungen: Handwerksafe reicht aus. Kostenlos, browserbasiert, mobilfreundlich. Du öffnest die E-Rechnung auf deinem Handy, prüfst die Daten, bezahlst. Fertig.

Für VERSENDEN eigener E-Rechnungen (ab 2028): Handwerksafe hat auch einen Generator, den du kostenfrei nutzen kannst. Das ist wichtig, falls du je an Unternehmen rechnest (z.B. Film-Set, Agentur). Aber für die meisten Friseursalons ist das kein Thema — deine Kundinnen sind Privatpersonen.

Für VOLLE BUCHHALTUNG: Falls gewünscht, gibt es Programme wie lexoffice oder sevDesk. Diese Systeme können mit Handwerksafe oder direkt mit deinen Lieferanten integriert werden. Sie ersetzen aber nicht das Browser-Öffnen von E-Rechnungen — sie automatisieren eher die Erfassung in deine Steuererklärung.

Das Minimum für die meisten Salons: Kassensystem (für B2C) + Handwerksafe (für E-Rechnungen Empfangen und Lesen) = ausreichend. Mehr nicht nötig.