E-Rechnung für Dachdecker – Pflicht & Formate

Mittagspause im Transporter. Der Wind hat nachgelassen, die Lattung sitzt. Ein Dachdeckermeister wischt sich die Hände ab und greift zum Handy. Zwischen zwei Nachrichten steckt eine Mail von DEG: die Rechnung über 2.000 Braas Dachziegel für die Sanierung Schulze. Nur endet die Datei nicht auf .pdf, sondern auf .xml. Das Handy zeigt wirren Code. Letzte Woche hat der Steuerberater etwas von „E-Rechnung Dachdecker" erzählt. Jetzt wird es konkret.

Was die E-Rechnungspflicht für Dachdecker bedeutet

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Betriebe in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für die rund 15.000 Dachdeckerbetriebe im Land. Ob Meisterbetrieb mit fünf Gesellen oder Firma mit zwanzig Leuten: Wer eine Rechnung bekommt, muss sie in einem strukturierten Format lesen können.

Für Dachdecker ist die Sache besonders vielschichtig. Die Branche arbeitet sowohl für Privatkunden als auch für öffentliche Auftraggeber. Eine Dachsanierung am Rathaus läuft über XRechnung. Die Materialbestellung bei DEG Dach-Fassade-Holz kommt als ZUGFeRD. Beides sind E-Rechnungen, aber in unterschiedlichen Formaten. Dachdeckerbetriebe brauchen also einen Weg, beide Varianten zu öffnen und zu prüfen.

Große Lieferanten wie DEG, BMI Group (Braas, Icopal, Klöber) und Creaton stellen ihre Rechnungsprozesse bereits um. Wer heute Dachziegel, Klöber-Lüfter oder Bauder-Flachdachbahnen bestellt, bekommt zunehmend strukturierte Rechnungsdaten statt einer einfachen PDF. Das ist kein fernes Zukunftsthema. Es passiert jetzt.

Fristen für Dachdeckerbetriebe

Die E-Rechnungspflicht kommt in Stufen. Vier Termine sind für Dachdecker entscheidend:

1. 1 Januar 2025: Jeder Dachdeckerbetrieb muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das betrifft eingehende Rechnungen von Lieferanten, Subunternehmern und Dienstleistern.
2. 2 Januar 2027: Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz müssen selbst E-Rechnungen versenden. Viele etablierte Dachdeckerbetriebe liegen über dieser Grenze. Wer regelmäßig Dachsanierungen, Neueindeckungen und Sturmschaden-Reparaturen abwickelt, kommt schnell auf sechsstellige Umsätze.
3. 3 Januar 2028: Alle Betriebe müssen E-Rechnungen versenden, unabhängig vom Umsatz.

Bereits jetzt Pflicht: Wer an öffentliche Auftraggeber liefert (Bund, Länder, viele Kommunen), muss XRechnungen stellen. Dachdecker, die Schuldächer oder kommunale Gebäude eindecken, kennen das bereits.

Ein oft übersehener Punkt: Auch Versicherungsabrechnungen bei Sturmschäden und Hagelschäden gehen zunehmend elektronisch. Wer nach einem Unwetter Dächer repariert und mit Versicherungen abrechnet, wird hier ebenfalls auf E-Rechnungen treffen.

XRechnung oder ZUGFeRD — was brauchen Dachdecker?

Dachdecker gehören zu den wenigen Gewerken, die regelmäßig mit beiden Formaten arbeiten. Das liegt an der besonderen Mischung aus öffentlichen und privaten Aufträgen.

XRechnung ist das Format für den öffentlichen Sektor. Wer ein Schuldach saniert oder das Rathaus neu eindeckt, stellt seine Rechnung als XRechnung. Das Format ist reine XML-Daten ohne sichtbare PDF-Schicht. Ohne passendes Werkzeug sieht man nur Quellcode.

ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF mit eingebetteten XML-Daten. Dieses Format nutzen Lieferanten wie DEG, Wienerberger oder Velux. Es eignet sich für den täglichen Geschäftsverkehr zwischen Handwerksbetrieben, Großhändlern und Subunternehmern.

In der Praxis sieht das so aus: Montag bestellt der Dachdeckermeister Dachziegel bei DEG und bekommt eine ZUGFeRD-Rechnung. Mittwoch reicht er seine Schlussrechnung für die Grundschule als XRechnung ein. Beide Formate zu beherrschen, ist für Dachdecker keine Kür, sondern Pflicht. Wie Sparren und Lattung gehören XRechnung und ZUGFeRD im Dachdeckerhandwerk zusammen.

E-Rechnung öffnen — auch vom Dach aus

Dachdecker verbringen den Arbeitstag auf dem Dach, im Gerüst oder auf der Leiter. Rechnungen prüfen passiert in der Mittagspause, im Transporter oder abends am Küchentisch. Eine Lösung, die nur am Desktop funktioniert, geht an der Realität vorbei.

Handwerksafe funktioniert auf dem Handy genauso wie am PC. Vier Schritte, ohne App-Installation:

1. 1 Datei hochladen. Die .xml- oder .pdf-Datei aus der E-Mail direkt auf handwerksafe.de ziehen. Funktioniert am Handy über „Teilen" oder „Öffnen mit".
2. 2 Rechnung lesen. Alle Positionen, Beträge und Steuerangaben werden übersichtlich dargestellt. Keine Codezeilen, sondern Klartext.
3. 3 Daten prüfen. Stimmen die 2.000 Dachziegel? Ist der Einzelpreis korrekt? Bei Materialbestellungen von 5.000 bis 25.000 Euro pro Projekt lohnt sich jeder Kontrollblick.
4. 4 SEPA-QR-Code nutzen. Handwerksafe erzeugt einen QR-Code zur Überweisung. Rechnung prüfen, QR-Code scannen, Zahlung auslösen. Das sichert Skontofristen bei DEG und anderen Lieferanten.

Für die Anzeige wird die Datei verarbeitet. Ein dauerhaftes Archiv entsteht erst, wenn Sie sie bewusst in einem Konto speichern.

E-Rechnungen archivieren — GoBD für Dachdecker

Jede E-Rechnung muss acht Jahre aufbewahrt werden. Das schreiben die GoBD vor. Für Dachdecker heißt das: Eine klare Ablagestruktur spart später viel Sucherei.

Am sinnvollsten ist die Ablage nach Bauprojekt. Ein Ordner pro Auftrag, darin alle zugehörigen Rechnungen. Ein konkretes Beispiel: Die Dachsanierung beim Kunden Schulze hat einen eigenen Ordner. Darin liegen die DEG-Rechnung über Braas-Dachziegel, die Klöber-Rechnung über Lüftungselemente und die Rechnung des Gerüstbauers.

Für die Dateinamen empfiehlt sich ein festes Schema: 2026-06-12_DEG_RE-44201_Dachziegel-Braas-Neubau-Schulze.pdf

Datum, Lieferant, Rechnungsnummer und Projektzuordnung auf einen Blick. So findet jeder im Betrieb die richtige Rechnung, auch der Steuerberater.

Ein praktischer Tipp: Materialrechnungen zusammen mit Aufmaßen und Baustellenfotos im selben Projektordner speichern. Das ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, hilft aber enorm bei Gewährleistungsfragen. Wenn drei Jahre nach einer Sturmschaden-Reparatur der Kunde reklamiert, haben Sie Fotos, Aufmaße und Rechnungen an einem Ort.

Wichtig: E-Rechnungen im Originalformat speichern. Eine XRechnung bleibt als .xml erhalten, eine ZUGFeRD als .pdf mit eingebetteten Daten. Ausdrucken und abheften reicht nicht.

Handwerksafe speichert Originaldateien auf Servern in Deutschland. Pro ergänzt Aufbewahrung, Prüfprotokoll und Integritätsnachweis.