E-Rechnung für Freiberufler — Pflichten, Praxis und Tipps nach Beruf

Als Freiberufler nach §18 EStG bist du betroffen, egal ob Unternehmensberater, Softwareentwickler, Fotograf, Übersetzer oder Therapeut. Die E-Rechnungspflicht gilt für dich genauso wie für Handwerksbetriebe. Die praktischen Details unterscheiden sich jedoch je nach Branche. Hier erfährst du, was in deiner Situation wirklich wichtig ist.

Gilt die E-Rechnungspflicht für mich? (Schnellcheck)

Sechs typische Szenarien für Freiberufler, sechs klare Antworten:

• ✓ Du bist Freiberufler nach §18 EStG? Ja, die E-Rechnungspflicht betrifft dich. Keine Ausnahme für bestimmte freie Berufe.
• ✓ Du bist gleichzeitig Kleinunternehmer nach §19 UStG? Du musst E-Rechnungen empfangen können. Vom Versand bist du dauerhaft befreit. Details zu Kleinunternehmern
• ✓ Du stellst nur Rechnungen an Privatpersonen? Empfangen musst du E-Rechnungen trotzdem. Die Versandpflicht gilt nur für B2B-Rechnungen.
• ✓ Du arbeitest nur für einen einzigen Kunden? Ja, auch dann betroffen. Bei dauerhafter Beschäftigung für nur einen Auftraggeber solltest du mit deinem Steuerberater das Thema Scheinselbständigkeit klären.
• ✓ Du verdienst unter 25.000 Euro im Jahr? Dann bist du wahrscheinlich Kleinunternehmer. Empfangen musst du trotzdem; vom Versand bist du befreit.
• ✓ Deine Clients sind hauptsächlich im Ausland? Deutsches E-Rechnungsrecht gilt trotzdem, wenn du in Deutschland tätig bist. Aber: Reverse-Charge-Regelungen (§19 UStG) können für EU-Kunden anders aussehen. Siehe "Internationale Kunden" weiter unten.

Kurz zusammengefasst: Jeder Freiberufler in Deutschland, der Rechnungen bekommt oder schreibt, ist betroffen.

Die wichtigsten Fristen für Freiberufler

Vier Daten bestimmen, wann welche Regeln für dich greifen:

Seit 1. Januar 2025: Du kannst und musst E-Rechnungen empfangen. Wenn ein Lieferant oder Geschäftspartner dir eine E-Rechnung schickt, brauchst du einen Weg, diese zu öffnen und zu lesen. Ausdrucken reicht nicht aus, weil die maschinenlesbaren Daten dabei verloren gehen.

Ab 1. Januar 2027: Wenn du im Vorjahr über 800.000 Euro Umsatz hattest, musst du ab jetzt auch selbst E-Rechnungen an Geschäftskunden versenden.

Ab 1. Januar 2028: Alle anderen Freiberufler versenden E-Rechnungen — mit einer wichtigen Ausnahme: Kleinunternehmer nach §19 UStG bleiben dauerhaft vom Versand befreit.

Bereits jetzt Voraussetzung: Wer für öffentliche Auftraggeber arbeitet (Behörden, Kommunen, Universitäten, Ministerien), braucht oft bereits ein XRechnung-Setup. Architekten, Berater und Gutachter im öffentlichen Sektor kennen das bereits.

Für alle Details und den vollständigen Überblick über die Zeitpläne: Siehe unseren vollständigen Fristen-Artikel.

E-Rechnung nach Beruf — was ist bei dir anders?

Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Freiberufler gleich, aber deine täglichen Herausforderungen unterscheiden sich je nach Branche. Hier erfährst du, was für dich wichtig ist:

IT-Berater und Programmierer

Du bekommst Rechnungen von AWS, Google Cloud, JetBrains, GitHub und anderen SaaS-Anbietern. Diese Unternehmen sind international und nicht in Deutschland ansässig. Sie müssen sich nicht an die deutsche E-Rechnungspflicht halten. Das bedeutet: Sie können dir weiterhin PDFs schicken.

Aber: Deine deutschen Firmenkunden werden ab 2028 erwarten (oder sogar verlangen), dass du deine Rechnungen im E-Format versendest. Wenn du bereits monatlich 3–10 Firmenkunden belieferst, solltest du jetzt schon überlegen, wie dein Setup aussieht.

Deine typische Situation: Du hast viele Ausgaben für internationale SaaS-Abos und regelmäßige Einnahmen aus deutschen B2B-Projekten. Für Handwerksafe brauchst du es vor allem zum Empfangen; zum Versenden reicht der kostenlose Generator.

Designer und Grafiker

Du bekommst Rechnungen von Adobe (Irland), Figma (USA), Affinity und anderen. Diese sind oft nicht auf Deutsch. Deine deutschen Druckereien wie Flyeralarm, WIRmachenDRUCK und Onlineprinters schicken dir dagegen immer häufiger E-Rechnungen.

Bei deinen Kunden gibt es zwei Szenarien: Agentur-Aufträge sind B2B und brauchen ab 2028 E-Rechnungen von dir. Direktkunden (Privatpersonen, kleine Läden) brauchen das nicht.

Deine typische Situation: Du hast sowohl internationale als auch lokale Lieferanten und eine gemischte Kundschaft aus B2C und B2B. Handwerksafe brauchst du vor allem, um deutsche Druckerei-Rechnungen zu empfangen.

Fotografen

Deine Kundschaft ist gemischt. Hochzeiten, Porträts und Privatfotos sind B2C — dafür gilt keine E-Rechnungspflicht. Firmenkunden wie Produktfotografie, Eventfotografie für Unternehmen oder Bewerbungsfotos für HR-Abteilungen sind B2B.

Und dann sind da noch die Rechnungen für dein Equipment — Calumet, Foto Koch, Thomann, was du eben brauchst. Immer öfter kommen die schon als E-Rechnung. Gerade diese Belege sind wichtig für deine Abschreibungen. Hier lohnt es sich, die Ablage wirklich ordentlich zu machen.

Deine typische Situation: Du arbeitest überwiegend im B2C-Bereich, hast aber auch wichtige B2B-Kunden. Rechnungen für dein Equipment solltest du für den Steuerberater gut ablegen. Mehr Details findest du auf unserer Fotograf-Seite.

Übersetzer und Dolmetscher

Du arbeitest oft für internationale Kunden und in anderen Ländern. Das macht die Situation etwas komplizierter. Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt nur für deine deutschen B2B-Kunden. Für EU-Kunden gelten Reverse-Charge-Regelungen (§19 UStG für Dienstleistungen).

Deine Lieferanten sind häufig CAT-Tool-Anbieter (SDL Trados, memoQ, Across) — auch das sind nicht-deutsche Unternehmen. Deine deutschen Kunden (Agenturen, Verlage) werden aber zunehmend E-Rechnungen von dir erwarten.

Deine typische Situation: Dein Alltag ist oft international, aber das deutsche B2B-Geschäft bleibt wichtig. Die Regeln zu Reverse-Charge und Lieferort sind manchmal schwer verständlich. Es ist sinnvoll, das mit dem Steuerberater zu besprechen, besonders bei EU-Kunden.

Architekten und Ingenieure

Du bist wahrscheinlich anders betroffen als viele andere. Viele öffentliche Auftraggeber wie Kommunen, Universitäten, Ministerien oder Behörden verlangen schon jetzt oder bald eine Rechnung mit Leitweg-ID. Das ist kein ZUGFeRD, sondern reines XML.

Deine privaten und gewerblichen Kunden folgen ab 2028 der Standard-E-Rechnung (ZUGFeRD). Aber wenn du regelmäßig Behördenaufträge bekommst, ist XRechnung dein Hauptformat.

Deine typische Situation: Du hast eine Mischung aus privaten, gewerblichen und öffentlichen Kunden. Für öffentliche Aufträge brauchst du ein XRechnung-Setup. Viele Architekturbüros haben das schon eingerichtet.

Ärzte und Therapeuten

Deine Haupteinnahmequelle sind Patienten (B2C) — für diese ist die E-Rechnung nicht relevant. Im B2B-Bereich, zum Beispiel bei Laboren, medizinischen Zulieferern oder Gerätelieferanten, bekommst du aber immer häufiger E-Rechnungen.

Die Krankenkassenabrechnung (GKV) läuft über ein separates System (EDIFACT); das ist keine E-Rechnung nach EN 16931.

Deine typische Situation: Die meisten deiner Rechnungen gehen an Privatpersonen, daher ist die E-Rechnung für dich meist nicht relevant. Von Laboren oder Zulieferern erhältst du jedoch immer häufiger E-Rechnungen.

Rechtsanwälte und Steuerberater

Ihr habt ein besonderes elektronisches Postfach (beA für Anwälte, beSt für Steuerberater). Das ist nicht dasselbe wie E-Rechnung nach EN 16931! Beide Systeme laufen parallel.

Eure Kanzlei-Software (RA-MICRO, AnNoText, DATEV) wird E-Rechnungs-Updates brauchen, falls noch nicht geschehen. Und: Rechnungen von euren Lieferanten (Fachzeitschriften, Fachdatenbanken, Bürobedarf) kommen zunehmend im E-Format.

Deine typische Situation: Du bist bereits digitalisiert (beA/beSt) und jetzt auch für E-Rechnungen vorbereitet. Das ist kein doppelter Aufwand, denn du brauchst beides.

XRechnung oder ZUGFeRD — welches Format passt zu dir?

ZUGFeRD ist für die meisten Freiberufler das Format, das im Alltag am häufigsten vorkommt. Es handelt sich um eine PDF, die zusätzlich eine XML-Datei enthält. Viele Rechnungen von Versicherungen, Software-Anbietern oder fürs Büro werden bereits so verschickt. Ab 2028 sollten auch deine Rechnungen an Firmenkunden dieses Format haben.

XRechnung ist reines XML ohne PDF-Ebene. Relevant wird es nur, wenn du direkt an öffentliche Auftraggeber rechnest. Architekten mit kommunalen Aufträgen, Berater für Ministerien, Gutachter im öffentlichen Auftrag: Hier verlangt der Auftraggeber XRechnung mit Leitweg-ID.

Handwerksafe kann beide Formate öffnen. Bist du unsicher, welches Format du hast? Lade die Datei einfach hoch, wir erkennen das Format automatisch.

Öffentliche Auftraggeber: XRechnung mit Leitweg-ID

Wenn du für Behörden, Kommunen, Universitäten oder andere öffentliche Einrichtungen arbeiten möchtest (oder bereits arbeitest), brauchst du eine Leitweg-ID. Das ist eine eindeutige Routing-ID, die der öffentliche Auftraggeber dir zuordnet.

Wo bekommst du deine Leitweg-ID? Der Auftraggeber weist dir eine zu, wenn ihr zusammenarbeitet. Du brauchst dich nicht vorher zu registrieren.

Praktischer Tipp: Schau in die Ausschreibung. Dort steht meistens, welche Leitweg-ID du für XRechnungen nutzen musst. Wenn nicht, frag direkt nach.

Freiberufler mit internationalen Kunden

Wenn du für Kunden außerhalb Deutschlands arbeitest (aber selbst in Deutschland tätig bist), gelten andere Regeln. Reverse-Charge-Regelungen (§19 UStG für Dienstleistungen) bedeuten: Umsatzsteuer zahlt oft der Kunde, nicht du.

Für deine deutschen Geschäftskunden gilt die E-Rechnungspflicht trotzdem. Bei EU-Kunden und außerhalb der EU gelten andere Regeln. Das ist steuerlich nicht ganz einfach — besprich das am besten mit deinem Steuerberater.

GoBD-Archivierung für Freiberufler

Jede Rechnung, die du erhältst oder versendest, musst du acht Jahre im Originalformat aufbewahren. Auch wenn du deine Steuererklärung per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) machst — für die Aufbewahrung gelten die gleichen Vorgaben wie bei bilanzierenden Unternehmen.

Warum reicht ein Ausdruck nicht aus? Bei E-Rechnungen gehen die maschinenlesbaren Daten verloren, sobald du sie druckst. Das entspricht nicht den GoBD-Vorgaben.

Praktische Ablage:

Eingangsrechnungen/
  Software-Lizenzen/
    2026-02-15_JetBrains_RE-2026-001-License.pdf
  Versicherungen/
  Bürobedarf/

Ausgangsrechnungen/
  2026/
    2026-01-15_Kunde-ABC_RE-001-Webseite.pdf

Die richtige Benennung ist wichtig: Datum, Absender, Rechnungsnummer und ein Stichwort. So findest du oder dein Steuerberater jeden Beleg schnell wieder.

Handwerksafe speichert Originaldateien auf deutschen Servern und ist GoBD-konform. Wenn du Pro nutzt, bekommen Dateien zusätzlich ein Prüfprotokoll und einen Integritätsnachweis.